System pozwala zautomatyzować kontakty z Partnerami Biznesowymi poprzez możliwość zarządzania zbiorem dokumentów za pośrednictwem utworzonego w tym systemie konta, które zawiera repozytorium dokumentów i usługę chatu. Dostęp do konta odbywa się poprzez stronę www i posiada go zarządzający systemem oraz jego pracownicy oraz Partner Biznesowy.

Panel logowania pracownika Panel logowania Partnera Biznesowego

Repozytorium dokumentów umożliwia:

• wgrywanie plików (w dowolnym formacie)
• zarządzanie już wgranymi plikami
• tworzenie dokumentów na podstawie gotowych szablonów dokumentów
• tworzenie szablonów dokumentów
• ustawianie przypomnień w kalendarzu odnośnie np. terminów dostarczenia dokumentów

Główny panel pracownika

Główny panel klienta

Opis szczegółowy systemu

Zarządzanie dokumentami / plikami obejmuje:

• wgrywanie - można kontrolować zarówno maksymalny rozmiar pliku jak i maksymalny rozmiar całego rezpozytorium
• tworzenie katalogów
• tagowanie - każdy plik można opisać tagami
• wyszukiwanie - po nazwie, dacie, tagach, indeksie katalogowym
• pobieranie pliku na dysk
• edycję nazwy i indeksu katalogowego
• kasowanie
• blokowanie
• wersjonowanie - plik można zastąpić nową wersją, system przechowuje poprzednie wersje i można je przywrócić
• udostępnianie pliku dla wszystkich pracowników

Szablony dokumentów

Szablon dokumentu służy do tworzenia dokumentów wypełnionych danymi podanymi przez użytkownika. Jest to specjalnie przygotowany dokument w formacie OpenDocument („.odt”), zawierający oprócz schematu dokumentu dodatkowe elementy - tzw. znaczniki („tokens”) - które generuje się za pomocą dedykowanego formularza, dostępnego w ramach konta. Generowanie dokumentu z szablonu polega na wypełnieniu formularza, który powstaje w oparciu o znalezione w szablonie znaczniki.

Generowanie znaczników do szablonu

Generowanie dokumentu z szablonu

Chat

Mechanizm chatu umożliwia komunikację tekstową między stronami - pracownik może prowadzić rozmowy z przypisanymi do niego Partnerami Biznesowymi, a Partner Biznesowy może rozmawiać z pracownikami, którzy obsługują jego konto. Poprzez chat pracownik otrzymuje również treść zapisanego w kalendarzu przypomnienia, kiedy nadejdzie termin alarmu. Może też wysyłać wiadomości e-mail.

Kalendarz

Służy do ustawiania dla wybranej daty przypomnienia, które zostanie przesłane do pracownika za pośrednictwem chatu.

Informator

Służy do tworzenia listy pytań i odpowiedzi dla Partnerów Biznesowych.